Weryfikacja certyfikatów rezydencji

Płatnicy powinni zweryfikować posiadane certyfikaty rezydencji. Certyfikatem rezydencji w myśl przepisów ustaw o podatkach dochodowych jest zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych
wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. W przypadku dokonywania płatności na rzecz kontrahentów z zagranicy polski podatnik ma obowiązek pobrać podatek u źródła w określonej przepisami stawce. Zastosowanie stawki obniżonej lub możliwość niepobrania podatku przez płatnika zależy od przepisów szczególnych (ustawy o podatku dochodowym lub właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania), m.in. jeśli płatnik jest w stanie udokumentować miejsce siedziby zagranicznego podatnika certyfikatem rezydencji podatkowej. Dokumenty te wydawane są na okres w nich wskazany, jeśli zaś nie posiadają terminu ważności uznaje się, że są ważne 12 miesięcy od dnia wydania. W trakcie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego COVID-19 certyfikaty te uznawano z automatu za przedłużone – aż do upływu okresu dwóch miesięcy od odwołania tych stanów – w praktyce oznacza to, że do 1 września 2023 r. (stany zniesiono 14 czerwca 2023 r.). Biorąc pod uwagę powyższe, od 2 września 2023 r. konieczne jest stosowanie przepisów ogólnych dotyczących terminów ważności certyfikatów rezydencji – zatem w przypadku, gdy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku może uwzględniać ten certyfikat jedynie przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Warto zatem dokonać weryfikacji posiadanych certyfikatów i w razie współpracy z kontrahentami, którzy nie publikują ich na swoich stronach internetowych (takich jak Facebook, czy Adobe) zwrócić się do nich bezpośrednio w celu aktualizacji. Choć aspekt ten rzadko jest kontrolowany przez fiskus, ewentualna kontrola w tym zakresie może być dotkliwa.